Normas de Control Interno en los Pagos

Para el movimiento de Fondos:

SOBRE EL PROCESO EN SÍ:

SOBRE LOS RESPONSABLES:

Para Pagos específicamente:

SOBRE EL PROCESO EN SÍ:

SOBRE LA DOCUMENTACIÓN:

  • Realización de pagos mediante cheques, a excepción de los pagos menores. Esto permite disminuir el riesgo que implica la tenencia de dinero en efectivo, y a la vez llevar un control de los pagos.

    • El pago debe estar amparado por la totalidad de los comprobantes correspondientes.

    SOBRE LOS RESPONSABLES:

  • Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del registro de las asistencias y del pago de los sueldos y jornales.

    • Circuito administrativo de Cobranzas

    Incorporación de fondos en relación con el precio establecido en una venta realizada.

    Sectores participantes:

    Documentos intervinientes:

    Parte 1: Detección de la necesidad de cobro.

    Cobranzas detecta la situación de cobro consultando los archivos de Cobradores y las Facturas y/o Notas de Débito Débito pendientes de cobro. Selecciona a los cobradores correspondientes y confecciona un Listado de Cobranza (original y duplicado). Por cada cobrador detalla: deudor, tipo de crédito, importe, adeudado, etc.

    El Cobrador recibe el original y el duplicado del Listado de Cobranzas, control que ambas corresponden con los documentos y las facturas que le fueron entregados.

    Si fue exitoso, firma el duplicado del listado y lo devuelve a Cobranzas, donde se archiva transitoriamente. Guarda el original de Listado y las Facturas de manera temporal.

    Parte 2: Cobro y Entrega de Recibo.

    El Cobrador concurre al domicilio del Deudor. Al recibir el pago confección un Recibo por cuadruplicado y firma las cuatro copias. El original se le entrega al Deudor junto con la Factura que tenía en su poder. Las copias restantes quedan adheridas al talonario del Cobrador.

    Parte 3: Recepción del Dinero o Valores.

    Una vez terminada la Cobranza, el Cobrador se presenta en Caja con el duplicado del Recibo, el Listado de Cobranzas original y el pago. La Caja controla que el dinero recibido corresponda con la documentación presentada.

    Si existe conformidad, firma y sella el Listado que presenta el Cobrador y se lo devuelve, dejando constancia de que entrego en Caja el dinero.

    En la Caja, se archiva el duplicado del Recibo para utilizarlo luego como comprobante, se da entrada a una Planilla de Caja y confecciona por el total ellos valores ingresados una Minuto Contable de Caja que se envía a Contaduría.

    El Cobrador presenta en Cobranzas el original del Listado de Cobranzas firmado por la Caja, y el triplicado de los Recibos para que verifiquen su coincidencia.

    De resultados conforme, Cobranzas se queda con el original del Listado y firma el duplicado que tenía archivado de manera transitoria. Se lo devuelve al Cobrador, envía el triplicado del Recibo a Cuentas Corrientes y así Actualiza, en el archivo de deudores, el cobro efectuado.

    Parte 4: Registro Contable.

    Contaduría recibe las Minutas Contables de Caja y de Cuentas Corrientes. De ser coincidentes, confecciona los asientos contables con los datos de las mismas y archiva las Minutas.

    Formas de Cobrar